Microsoft OneDrive is een applicatie met bijbehorende cloud opslag. Gebruik je Office 365 of Microsoft 365, dan heb je nagenoeg altijd OneDrive beschikbaar in jouw licentie.
Met OneDrive kan je net zoals met Google Drive, DropBox, Box.net of iCloud, je bestanden “in de cloud” opslaan en zijn ze dus toegankelijk vanop meerdere toestellen zoals je iPad, iPhone een andere PC of Mac.
Ook bestanden delen
De applicatie OneDrive op je Mac staat ook toe dat je verbinding maakt met een SharePoint Document Library. Dat is een online locatie waar je bestanden in kan opslaan en die vervolgens ook beschikbaar zijn voor je team. Uiteraard met bijbehorende toegangsrechten. Deze manier van werken maakt het bijzonder makkelijk en efficiënt om samen te werken. Je kan bijvoorbeeld met meerdere collega’s in één document werken, zelfs gelijktijdig. Dit terwijl je via Microsoft Teams, online overleg pleegt. Geen nood meer om fysiek op dezelfde locatie te zijn.
Je persoonlijke opslagruimte
Een SharePoint Document Library is dus een plek waar je samenwerkt. Ook voor je persoonlijke files biedt OneDrive ruimte. Je hebt, afhankelijk van je abonnementsformule, een terrabyte of zelfs ongelimiteerde opslagcapaciteit ter beschikking. Werk je op meerdere apparaten of wissel je vaak van computer, dan is het super handig om hier je documenten in op te slaan. Gewoon even OneDrive configureren en je data is weer bereikbaar.
Files on Demand
Dit is opnieuw een super handige functionaliteit. iCloud en DropBox kenden het al langer maar met Files on Demand laat je automatisch beheren welke documenten er live op je computer beschikbaar staan. Bestanden die je lang niet meer gebruikt, worden verwijderd van je computer maar blijven wel nog steeds beschikbaar in OneDrive. Ze verdwijnen dus niet echt. Je ziet in de Finder wel nog het bestand staan, dubbelklikken zorgt ervoor dat het bestand uit OneDrive gedownload wordt, en je er weer in kan werken. Via Finder extensions krijg je zelfs in het icoon van het bestand te zien of het lokaal aanwezig is, enkel nog in de cloud of dat je het hebt “vastgepint”. Dat laatste zorgt ervoor dat een document of map mét inhoud, altijd op je computer aanwezig blijft en dus nooit “verplaatst naar de cloud”.
Zijn mijn gegevens wel veilig daar?
Waarschijnlijk wel, meer nog, de investeringen die je als KMO kan dragen voor de fysieke beveiliging van je gegevens, stellen niets voor in vergelijking met wat een (serieuze) cloud provider dagdagelijks doet. Voorwaarde is echter wel dat je de nodige policies met betrekking tot delen van gegevens nauwlettend nakijkt. Ook is het raadzaam om een policy in te stellen waaraan iedere computer moet voldoen voordat de data in OneDrive bereikbaar is. Hier doordacht mee omgaan verhindert dat die ene collega die – uiteraard onbewust – zijn of haar Office365 credentials heeft laten rondslingeren, ervoor zorgt dat heel de wereld kan meelezen in je documenten of erger, de integriteit van jouw data in het gedrang brengt.
Grote attachments behoren ook tot het verleden
Stuur je vaak grote bestanden door via e-mail, dan word je wel eens geconfronteerd met de limieten van een van de betrokken mailservers. Mail is nu eenmaal niet het aangewezen transportmiddel voor grote bestanden. Via OneDrive kan je een link naar het bestand delen zodat je mailcommunicatie licht blijft, maar de ontvangende partij toch toegang heeft tot het gewenste bestand. Je stelt in of er enkel lees-, of lees- & schrijftoegang moet zijn. Daarnaast bepaal je ook een vervaldag (zodat het bestand niet eeuwig beschikbaar blijft) en of de toegang mag worden doorgegeven of enkel voor de door jou aangewezen persoon toegankelijk is. Tal van opties, en via Finder extentions rechtstreeks vanop je Mac instelbaar.
Daarenboven ga je, omdat je het bestand zelf niet meer gaat doormailen, ook nog eens verhinderen dat er verschillende versies ontstaan. Je vraagt 2 collega’s een document na te kijken, en los van elkaar sturen ze je een aangepaste versie door. Aan jou om de aanpassingen weer in het originele document te verwerken. Als je een bestand deelt met een of meerdere collega’s, worden hun aanpassingen live in het document verwerkt. Met versiecontrole en “previous versions” zodat je alsnog kan teruggaan naar een oudere versie van het document en de aanpassingen kan verwerpen.
Alles migreren dan maar?
Hold your horses! Zelden is het een goed idee om halsoverkop je huidige werkwijze om te gooien. OneDrive heeft ook zijn beperkingen. Zeker ten opzichte van een Mac. Zo kan je er donder op zeggen dat je files of mappen gaat hebben met tekens in de naam die op je Mac wel toegestaan zijn, maar niet in OneDrive. Voor de vele migraties die wij ondertussen voor onze klanten hebben uitgevoerd, hebben we diverse scripts ontwikkeld die “verkeerde characters” in bestands- of mapnamen opkuisen, bestanden of mappen waarvan de naam met een spatie begint of eindigt een “propere” naam geeft, etc.
Verder vereist het overschakelen naar cloud storage vaak een aanpassing of op z’n minst een nazicht van jouw netwerk infrastructuur. Het kan immers niet de bedoeling zijn dan alles plots trager gaat worden ten opzichte van je on-premise fileserver.
Heb je vragen, wil je graag eens van gedachten wisselen of je huidige benadering toetsen aan de mogelijkheden van morgen, neem dan zeker contact op!
Contacteer ons
